Vielleicht warst du schon einmal in dieser oder einer ähnlichen Situation: Du hast von einer freien Wohnung in Düsseldorf gehört und bist von ihrer Lage, der Ausstattung und dem Preis total begeistert. Am liebsten würdest du sofort einziehen. Jetzt kommt es aber erstmal darauf an, dass du dem Vermieter der Wohnung möglichst schnell eine E-Mail schreibst und ihm mitteilst, dass du an seiner Wohnung interessiert bist. Dafür brauchst du eine perfekte E-Mail auf Deutsch, mit der du einen hervorragenden Eindruck hinterlässt.
Selbstverständlich gibt es auch viele andere Gelegenheiten in der Praxis, bei denen man formelle E-Mails oder Briefe schreiben sollte. Schau dir die wesentlichen Bestandteile einer formalen E-Mail auf Deutsch auch dann unbedingt an, wenn du dich auf die Goethe Prüfung B2 Schreiben vorbereitest.
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1. An wen sollte man eine formelle E-Mail auf Deutsch schreiben?
Grundsätzlich sollte man formell schreiben, wenn man den Empfänger noch nicht oder noch nicht lange kennt. Das betrifft sowohl berufliche Korrespondenz als auch private Schreiben an Behörden, Ärzte, Versicherungen und viele andere „formelle“ Empfänger. Aber auch, wenn du einen Tisch im Restaurant reservieren oder eine Wohnung mieten möchtest, sollte deine E-Mail auf Deutsch im formalen Stil formuliert sein. Denn so drückst du deinen Respekt und deine Höflichkeit gegenüber dem Empfänger aus.
2. Worauf kommt es bei einer formellen E-Mail auf Deutsch an?
Wichtig ist, dass man die Empfänger:innen formal mit dem Nachnamen – Frau Müller / Herr Jensen – anspricht. Dazu gehören auch die Pronomen „Sie“, „Ihr“ und „Ihnen“.
3. Die 6 formellen Elemente einer E-Mail auf Deutsch
Eine vollständige E-Mail beinhaltet 6 formelle Elemente:
• Thema / Betreff
• Anrede
• Einstieg
• Anhang / Anlage
• Schlusssatz
• Grußformel
3.1 Das Thema / das Betreff
In einer E-Mail steht das Thema an erster Position. Hier beschreibst du kurz, worum es geht.
Zum Beispiel:
• Besichtigung Ihrer Wohnung
• Unser Termin am Donnerstag
• Krankenversicherung für unsere Familie
3.2 Die Anrede
In der Anrede sprichst du den Empfänger oder die Empfängerin direkt an.
Zum Beispiel, ganz klassisch:
• Sehr geehrte Frau Nagel,
• Sehr geehrter Herr Paulsen,
• Sehr geehrte Damen und Herren, (falls du den Namen nicht kennst)
Denk hier bitte auch daran, ein Komma hinter die Anrede zu setzen!
Modernere Varianten, die auch gut zum formellen Stil passen sind:
• Guten Tag, Frau Müller!
• Guten Morgen, Herr Kleine!
• Guten Tag! / Guten Morgen! (falls du den Namen nicht kennst)
3.3 Der Einstieg
Beim Einstieg geht es um den ersten Satz in deiner E-Mail. Hier kannst du dein Anliegen bzw. deinen Wunsch konkret beschreiben. Oder, dich für etwas bedanken. – Weil du vorher, nach der Anrede, ein Komma gesetzt hast, schreibst du in einer E-Mail auf Deutsch jetzt, anders als im Englischen, mit kleinen Anfangsbuchstaben weiter.
Zum Beispiel:
• ich habe eine Frage zu Ihrer Rechnung vom 10.7.2024.
• ich möchte einen Tisch reservieren.
• vielen Dank für Ihre E-Mail.
Nach dem Einstieg kannst du einen kleinen Absatz einfügen und darunter den Text deiner E-Mail schreiben.
3.4 Der Anhang / die Anlage
Vielleicht möchtest du deiner E-Mail etwas hinzufügen. Das kann bei einer Bewerbung dein Lebenslauf sein. Wenn du etwas reklamierst, könntest du ein Foto mitschicken. Oder, du hast eine Frage zu einer Rechnung, die du vom Empfänger bekommen hast und schickst ihm dieses Dokument. Im Deutschen sprechen wir dann von einem Anhang oder einer Anlage. Um darauf hinzuweisen, gibt es drei unterschiedliche Formulierungen:
• Im Anhang finden Sie meinen Lebenslauf.
• In der Anlage sende ich Ihnen ein Foto der beschädigten Waschmaschine.
• Anbei schicke ich Ihnen die Rechnung.
Alle drei Varianten sind formal korrekt und drücken den gleichen Inhalt aus. Am besten entscheidest du nach deinem ganz persönlichen Empfinden, welche du verwendest.
3.5 Der Schlusssatz
Am Ende deines Textes könntest du dich höflich beim Empfänger bedanken, einen Wunsch oder eine Bitte äußern. Dazu ist der Schlusssatz gedacht. Der Inhalt deines Schlusssatzes hängt natürlich davon ab, worum es in deiner E-Mail geht. Ich gebe dir hier drei sehr häufig verwendete Formulierungen:
• Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
• Bitte sagen Sie mir bis zum Ende der Woche Bescheid!
• Wenn Sie weitere Fragen haben, schreiben Sie mir bitte!
• Ich freue mich auf Ihre Nachricht!
3.6 Die Grußformel
Unter deinem Text sollte die sogenannte Grußformel stehen, mit der du dich von deinem Leser verabschiedest. Ganz klassisch:
• Mit freundlichen Grüßen
• Mit besten Grüßen
Oft findet man auch moderne Varianten, die kreativ sein dürfen oder einen aktuellen Bezug haben.
Zum Beispiel:
• Mit besten Grüßen aus Düsseldorf
• Mit freundlichen Grüßen nach Heidelberg
• Sonnige Grüße
Wichtig: Im Deutschen setzen wir kein Komma nach der Grußformel.
Mit diesen 6 formellen Elementen und einem gut formulierten Text wirst du mit deiner E-Mail auf Deutsch garantiert einen professionellen und höflichen Eindruck beim Empfänger/bei der Empfängerin hinterlassen. Wenn du dazu Fragen hast, oder dir mein Beitrag weitergeholfen hast, schreib gern in die Kommentaren. Über mein Kontaktformular kannst du mir auch eine direkte Nachricht senden.
Mehr Infos zu meinen Angeboten – Coaching Deutsch – findest du auf meiner Angebotsseite für privaten Unterricht. Coachings Deutsch für Mitarbeiter in Unternehmen gibt es hier.
Und jetzt, ganz viel Spaß beim Formulieren deiner formellen E-Mails auf Deutsch!
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